يعتبر البروفايل بمثابة سيرة ذاتية أو عرض تقديمي أو ملخص احترافي للشركة أو المؤسسة أو أي مشروع في إطار التنفيذ، ويتم صياغته بطريقة متقنة، للاستفادة منه في عمليات التسويق، ولجذب المزيد من المستثمرين أو العملاء الجدد.
وقبل البدء في صياغة البروفايل لابد من تحديد الغرض من كتابته، وأهداف الشركة، والجمهور المستهدف، حتى يمكن اختيار الأسلوب الأمثل والطريقة المناسبة للكتابة والعرض، بما يضمن للقارئ قابلية القراءة المستمرة والتفاعل معه.
تبدأ صياغة الملف التعريفي بعرض نبذة أو مقدمة يتم من خلالها التعريف بالشركة ونشأتها وتاريخها أو بمعنى أخرى “قصة الشركة” لتوضح للقارئ كيف أن مشروعك يعتبر فريدًا من نوعه.
ثم عرض لكلمة الإدارة والتي يجب أن تكون مختصرة ومركّزة، ويتم فيها ذكر معلومات عن الشركة، ومجالات عملها مع ذكر الإنجازات والتحديات التي واجهت الشركة منذ بدايتها حتى تاريخ صياغة البروفايل.
الخطوة التالية هي ذكر رؤية الشركة ورسالتها، ويجب أن تكون باستخدام كلمات واضحة ومعبّرة، حيث تعتبر الرؤية بمثابة حُلم الشركة القابل للتنفيذ، والتي من خلالها سوف يتعرف العملاء على التطورات المستقبلية للشركة، مما يجعلهم متحفزين ومتحمسين للتعامل مع هذه الشركة في المستقبل، أما الرسالة فهي الطريق إلى تحقيق أهداف الشركة، من خلال بعض الإجراءات التي تقوم بتنفيذها الشركة في الوقت الحالي بهدف تحقيق رؤيتها.
وهنا يأتي دور القيم التي تعتبر مجموعة الأسس والمبادئ الأخلاقية التي تؤمن بها الشركة وتحتكم إليها في تعاملها مع موظفيها وعملائها.
بعد ذلك يتم ذكر خدمات أو منتجات أو أنشطة الشركة التي تقدمها لعملائها مع الاستعانة بصور توضيحية لكل منتج أو نشاط.
ومن أهم البنود التي يجب ذكرها في الملف التعريف للشركة: الإنجازات أو سابقة الأعمال، حيث يتم ذكر الأعمال التي تم إنجازها من قبل، وقائمة بالعملاء السابقين، وتقييماتهم للمشروعات التي نفذتها الشركة.
الخطوة التالية هي ذكر المشاريع الحالية التي تقوم الشركة بتنفيذها على أرض الواقع، وعرض ألبوم صور للأعمال وتوضيح معدلات إنجازها.
ليتبقى بذلك بند الوثائق والمستندات الثبوتية مثل تراخيص العمل والسجلات وغيرها، ويفضل إدراج صور لها بعد التأكد من سريانها.
وأخيرًا بند التواصل، ويذكر فيه جميع وسائل الاتصال بالشركة.
ويختلف حجم الملف التعريفي من شركة لأخرى بحسب حجم أنشطة وخدمات الشركة والجوائز والشهادات التي حصلت عليها.
ويتبقى لنا أن نتعرف على أهمية الملف التعريفي لأصحاب المشروعات ورواد الأعمال، فترجع أهمية البروفايل إلى أنه:
- يُقدم موجزًا عن هوية الشركة وأهم خدماتها أو منتجاتها التي تقدمها للعملاء.
- يعرض أهم إنجازات الشركة, وكيف نجحت في تخطي التحديات التي واجهتها منذ نشأتها.
- يذكر أعضاء فريق العمل داخل الشركة وأهم خبراتهم المهنية.
- يتم تقديمه إلى الجهات الحكومية أو غير الحكومية في حالة رغبة الشركات في الحصول على مشروعات جديدة.
- يتم تقديمه إلى الشركات العقارية أو للمالك مباشرة في حالة رغبة أصحاب المشاريع في استئجار مقار جديدة.
- يُحدد وسائل الاتصال الإلكترونية للشركة وعنوانها وهواتفها.
وأخيرًا فيجب على أصحاب المشروعات ورواد الأعمال الاهتمام بصياغة وكتابة محتوى الملف التعريفي لمشروعاتهم، لأنه الأداة التي تتحدث عن مشروعاتهم بالنيابة عنهم، فمن الضروري الاهتمام بأدق تفاصيلها ومراجعتها كل فترة لإجراء التحديثات اللازمة لتناسب الواقع الحالي.